Retningslinjer vedrørende håndtering jobansøgning

 

Baggrund og formål

Disse retningslinjer er udarbejdet til medarbejdere, der håndterer ansøgninger til stillinger i virksomheden.

Retningslinjerne er udarbejdet som led i virksomhedens bestræbelser på at overholde gældende lovgivning, herunder databeskyttelsesforordningen samt den danske databeskyttelseslov.

Da overtrædelse af persondatareglerne kan være forbundet med væsentlige bødesanktioner mod virksomheden samt påføre virksomheden betydelig imagemæssig skade, er det vigtigt, at alle medarbejdere, som behandler personoplysninger i forbindelse med ansøgninger, følger retningslinjerne. Såfremt medarbejdere ikke efterlever disse interne regler, kan det få ansættelsesretlige konsekvenser, i yderste konsekvens i form af afskedigelse eller bortvisning.

Såfremt du har spørgsmål til indholdet, skal du kontakte nærmeste leder eller virksomhedens persondataansvarlige. Vi forventer herudover, at du er opmærksom i det daglige arbejde og bidrager til eventuelle oversete områder eller dokumenter, som virksomheden bør forholde sig til for at sikre bedst mulig håndtering af personoplysninger i virksomheden.

Kontaktperson: Pernille Skov Urban, Kommunikations- og marketingansvarlig, tlf.: 8929 2089, e-mail: peurb@soelvsten.dk

 

Generelt om ansøgninger

Med henblik på at sikre korrekt håndtering af ansøgninger, skal alle ansøgninger sendes til os via job@soelvsten.dk. Dette gælder både uopfordrede ansøgninger og ansøgninger på baggrund af jobopslag.

Fysiske dokumenter

Hvis vi modtager en fysisk ansøgning, skal ansøgeren have besked om at sende ansøgningen via vores rekrutteringssystem. Vi kan ikke uploade ansøgningen for ansøgeren, som selv skal sende via systemet, blandt andet for at læse vores privatlivspolitik i forbindelse med rekruttering og med henblik på at sikre fortrolighed.

En ansøgning må gerne printes til brug for en eventuel samtale, men skal makuleres efter samtalen.

Dokumenter via mail

Hvis en medarbejder modtager en ansøgning direkte via mail, skal ansøgningen slettes både i indbakke, sendt post og slettet post og må ikke sendes videre internt via mail.

Ansøger skal samtidig have besked om at sende ansøgningen til os via rekrutteringssystemet.

Opbevaringsperiode

Virksomheden har vedtaget følgende opbevaringsperioder for ansøgninger:

  • Uopfordrede ansøgninger, som ikke vurderes at være relevante til en aktuel stilling (slettes senest 1 måned efter modtagelse)
  • Ansøgninger til aktuel stilling, hvor ansøgeren ikke er med blandt de kandidater, virksomheden overvejer at ansætte (slettes senest når rekrutteringsprocessen er afsluttet)
  • Ansøgninger til aktuel stilling, hvor ansøgeren er med blandt de kandidater, virksomheden overvejer at ansætte (senest 6 måneder efter afslutningen af en rekrutteringsproces)
  • Der kan indhentes specifikt samtykke fra en kandidat til at gemme ansøgningen i op til 12 måneder i tilfælde af, at der kommer en relevant stilling. Brug samtykkeerklæring udarbejdet hertil.